情報のやり取りは互いに責任を持って直接担当者同士で行う
子供の頃には感じなかった「伝言ゲーム」の教訓が、大人になってから理解できるようになってきました。伝言ゲームは、言葉を伝えるうちに最初の人と最後の人で言葉の食い違いが生じてしまう楽しいゲームではなく、伝える人数が増えれば正確性を失うため、伝達相手は少なく内容もシンプルにすべきという教訓があります。
ビジネスの現場でもトラブルを回避するために仲介者をなくし、情報の伝達は担当者同士で行うことが望ましいのです。
子供の頃の何気ない経験が大人になって活かされ教訓となった
小学生の頃に自習の時間などを利用して行われた「伝言ゲーム」。前の席から順に後ろへ言葉を伝え、最後列の人がその答えを発表する単純なゲームです。言葉が長いと間違わずに伝えることは難しく、途中で誰かが聞き間違えや伝え間違えをしてしまいます。
子供のころに経験したこのゲームが大人になって役立つとは思いませんでした。長い情報を正確に伝えたり覚える難しさ、伝える人間が多ければミスにつながるということを社会人になってから学びました。
ビジネスにおける伝言ゲームはミスに陥りやすい
ビジネスの現場では、仕事の依頼者だけではなく代理人などと話を進めることがよくあります。仕事の規模が大きくなるに連れて関わる人数も増え、情報の統制も取りづらくなってしまいます。
担当者以外の人間が仲介役として仕事に参画したことが過去にあり、情報の把握や技術的な知識が乏しいことで仕事の進行に悪影響が生じ、大きなトラブルにつながりました。このようなトラブルを経験したことが伝言ゲームはミスにつながりやすく、ビジネスの現場では避けなければならないと知るキッカケとなりました。
では、情報をできる限り正確に相手へ届けるにはどうすれば良いのでしょう？
仕事をとどこおりなく進めるには担当者同士のやり取りのみにする
このように、仕事上での伝言ゲームは極力避けるべきです。トラブルを避ける最善の方法は、仕事の担当者同士が直接やり取りをし、他に誰も間に入れないことです。たとえ大掛かりなプロジェクトでも、まずは各部門で最終決定者を決め、部門内で情報を集約した後にトップ同士で意見交換をするなど、情報の流れを把握しやすくする事が重要です。
関わる人間が増えれば確認の機会も増えるため、未然にミスを防げそうに感じますが、皆が同じ認識となりづらく責任も分散されやすいため最小限の人員で構成したほうが良いでしょう。また、口頭ではなく必ずメールや手書きの文章など文字情報として記録に残し、トラブルが発生した際に原因や責任の所在がわかるようにしておくことも大切です。